Müdürlüğün görevleri
MADDE 5
Müdürlüğün genel görevleri:
Gemlik Belediye Başkanlığı Özel Kalem Müdürlüğü; Belediyenin amaçları, prensip ve politikaları ile bağlı bulunulan ilgili mer’i mevzuat ve Belediye Başkanı'nın belirleyeceği esaslar ile Üst Yönetimin talimatları doğrultusunda; Başkanın çalışma programını düzenlemek, protokol işlerini yürütmek, çeşitli toplantılar düzenlemek, Belediye'ye ziyaret için gelen temsilci ve misafirlerin ağırlanması için gerekli düzenlemeleri yapmak, temsil ve ağırlama işlemlerini yapmak, halk günlerinde gerekli kayıtların tutulmasını ve şikâyet, dilek ve önerilerin ilgili birimlere gönderilmesi ve sonuçlandırılmasını sağlamak, kendisine intikal eden haberleri ve bilgileri süzgeçten geçirerek en seri şekilde başkana ve ilgililerine ulaştırmak, gerekli istatistik ve raporlamaları yapmak, Başkan tarafından yapılacak sunumlarda ilgili birimlerden verileri alarak gerekli hazırlıkları yapmak, Başkanın ve Başkan Yardımcılarının, üst yönetime danışmanlık hizmeti verenlerin, Üst yönetimin Yönetici Asistanlarının ve Makam Şoförlerinin çalışmalarını takip etmek, ulaşım hizmetlerini destek hizmetlerine bağlı garaj şefliği ile koordinasyonlu olarak yürütmek, birimi bünyesinde etkin bir yazışma ve dosyalama sistemi oluşturmak, Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü ile koordineli olarak Beyaz Masa'nın etkin ve verimli çalışmasını sağlamak ve kontrol etmekle görevlidir.
Özel Kalem Hizmetleri ve Protokol işleri ile ilgili görevler:
- Başkanlık Makamının talimatları doğrultusunda; günlük çalışma programının yapılması, düzenli telefon haberleşmesi ile randevu trafiğinin sağlanması ve çeşitli toplantılar düzenlenmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
- Belediye'yi ve Belediye Başkanı'nı ziyaret için gelen temsilci ve misafirleri ağırlamak ve gerekli tüm düzenleme ve işlemleri yapmak,
- Başkanlık ve Belediye birimleri arasında koordinasyonu temin etmek, yönetici toplantılarını organize etmek, birimler arası koordinasyona destek olmak,
- Başkan'ın zamanını çok iyi planlaması için gerekli tüm işlemleri yapmak,
- Halk günleri veya diğer günlerde Belediye Başkanı'nı görmek için gelen vatandaşların isteklerinin alınması ve alınan bilgilerin Belediye Başkanı'na rapor edilmesini sağlamak,
- Özel Kalem Müdürlüğüne intikal eden haberleri, bilgi ve belgeleri en hızlı şekilde Başkan'a ulaştırılması, gerekli işlemlerinin yapılması ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
- Belediye Başkanı'nın günlük, haftalık ve aylık çalışma programını hazırlamak, randevu taleplerini değerlendirip programa almak ve telefon görüşmelerini sağlamak,
- Başkan tarafından yapılacak konuşma ve sunumlarda gerekli hazırlıklara ilişkin tüm işlemlerin yapılması, hazırlıkların kontrol ve takip edilmesi,
- Resmi tören ve kutlamalarda Belediye'nin üzerine düşen görevleri ilgili birimlerle işbirliği halinde organize etmek ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
- Başkanın, Başkan Yardımcılarının, Başkanlığa danışmanlık hizmeti verenlerin, Korumaların ve Makam Şoförlerinin çalışmalarının takip edilmesi, izin veya rapor gibi nedenlerle görevden ayrılanların yerlerine bakacak kişilerin belirlenmesini sağlamak,
- Yönetim geliştirme çalışmaları doğrultusunda düzenlenen eğitim programları ve etkinliklerde ilgili birimlere verilecek destek için gerekli işlemlerin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
- Başkanlık divan toplantılarını organize edilmesi, raporların dosyalanması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
- Başkanlıkta yürütülmekte olan tüm çalışmalarda, karşılama, ağırlama, konaklama, toplantı ve davetlerle ilgili resmi izin ve diğer işlemlerin yapılması, satın alma, rezervasyon, mal ve hizmet kabulü ile hak edişlerin düzenlenmesi işlemlerinin yapılmasını, ödemelerin kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
- Başkanlığın yurt içi ve yurt dışı temaslarının, kardeş şehirlerle olan iletişim ve faaliyetlerin organize edilmesi, Başkanlığa gelen yerli ve yabancı misafirlere ev sahipliği yapılması, diğer şehirlere ve dış ülkelere yapılan gezilerin organize edilmesi için tüm işlemlerin yapılması ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
- Başkanlığı ilgilendiren toplantı, sunum, brifing ve görüşmeleri düzenlemek, bunlara ait önemli not ve tutanakların tutulması, dosyalanması, sonuçlarının takibi ve yayımlanması işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
- Belediye Başkanının katılamadığı organizasyonlara Başkanlık Makamı adına mesaj, çelenk, hediye veya çiçek göndermek,
- Belediye Başkanının ağırlama, kutlama, ziyaret, tören, haberleşme, temsil, yurtiçi ve yurt dışı seyahatlerindeki yazışma ve tahakkuk işlemlerini yapmak,
- Açılış, temel atma, kutlama, mezuniyet gibi törenlerin, toplantı ve benzeri faaliyetlerin organize edilmesi, gerekli duyuruların yazılı görsel basında yayımlanması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
- Basın ve medyada çıkan Belediye ile ilgili haberleri takip etmek, gerekli cevaplandırmanın yapılmasını sağlamak, bu konularda basın yayın bürosu ile koordineli çalışmak,
- Belediye Başkanının onaylaması gereken tüm evrakların makama sunulması ve sonucun ilgili birimlere dağıtılmasını sağlamak,
- Sağlıklı, güvenli ve sürdürülebilir bir kentsel yaşam için projeler üretilmesine katkı sağlamak ve bu konuda tüm birimlerle etkin bir işbirliği sağlamak,
- Valilik, İl Müdürlükleri, Büyükşehir Belediyesi, Kaymakamlık, İlçe Emniyet Müdürlüğü ve ilçemizdeki diğer Kamu Kurum ve Kuruluşları ile gerekli görüşmelerin zamanında yapılmasını sağlamak, kurumlar arası koordinasyonu temin etmek,
- Belediye Başkanı'nın Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ve Belediye hizmet birimleri ile ilişkilerinin yasal çerçevede yürütülmesini sağlamak, Belediye Başkanı'nın talep ettiği bilgileri toplamak ve raporları hazırlamak veya hazırlattırmak,
- Belediye Başkanı'na sunulacak her türlü belge, yayın, karar ve yazılarla ilgili gerekli ön inceleme ve işlemleri yapmak,
- Belediye Başkanı'nın her türlü yazılı ve sözlü emirlerini, talimatlarını ve genelgelerini ilgili birimlere ulaştırmak, sonuçlarını takip etmek,
- Mer’i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile üst yönetim tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamaktır.
Beyaz Masa ve Ulaşım hizmetleriyle ilgili görevler:
- Yazı İşleri birimi, Basın Yayın ve Halkla İlişkiler birimi ve Beyaz Masa görevlileriyle yakın işbirliği halinde çalışarak, Halk günlerinde gelen vatandaşların düzenli bir şekilde Başkanla görüşmesini, gerekli kayıtların tutulmasını, şikâyet, dilek ve önerilerin ilgili birimlere iletilmesini sağlamak,
- Sorunlarını Belediye Başkanı’na iletmek üzere gelen vatandaşları; dinleyerek onları ilgili birimlere yönlendirmek ve yardımcı olmak,
- Gelen talep ve şikâyetleri kayıt altına almak, sorunların çözüme kavuşturulması için ilgili muhatabı tespit etmek, talebi çözümleme muhatabına iletmek, çözüm aşamalarını takip ederek aşamalar hakkında talep sahiplerine bilgi vermek,
- Talep veya şikâyet konusunun çözüldüğü hususunda vatandaşı bilgilendirerek vatandaştan teyit almak suretiyle süreci tamamlamak,
- Destek Hizmetleri birimi ile işbirliği yaparak ulaşım hizmetlerinin destek hizmetlerine bağlı garaj şefliği ile koordinasyonlu olarak yürütülmesini sağlamaktır.
Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 6
Özel Kalem Müdürünün görev ve yetkileri:
- Belediye Başkanı’nın ve Başkan Yardımcılarının gözetimi ve denetimi altında, mer’i mevzuat gereği Müdürlüğün; sevk ve idaresini, işlerin organize edilmesini, personeli arasında görevlerin dağıtılmasını, iş ve işlemlerin yeniden tanzimine ilişkin düzenlemeleri yapar,
- Başkanlığın amaçlarını ve genel politikalarını kendi uğraş alanlarını ilgilendirdiği derecede bilir, genel politikaların uygulanmasını devamlı olarak izler, amaçlara uygunluğunu araştırır, genel politikalarda yapılması gerekli değişiklikleri bildirir,
- Başkanlığın amaçlarını ve politikalarını, yönettiği ve işbirliği yaptığı personele açıklar, en iyi şekilde yönetmeleri için gerekli izahatı verir ve uygulamaları kontrol eder,
- Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planlar hazırlar. Planların uygunluk ve yeterliliğini devamlı olarak izler, gerekli tedbirleri alır,
- Müdürlüğün işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik olarak istenen şekilde sonuçlandırmak üzere planlar ve uygular,
- Müdürlüğün haberleşme ve evrak akışını, üst kademelere istenen bilgileri zamanında ulaştırabilecek ve alt kademelere kurum karar, politika ve yönetmelikleri hakkında zamanında ve doğru bilgi verebilecek şekilde planlar,
- Müdürlüğün yıllık faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlar, faaliyet planına göre yıllık bütçesini Mali Hizmetler Müdürlüğü ile koordineli olarak hazırlar,
- Çalıştırdıkları görevlilerin iş tariflerini ve performans kriterlerini hazırlar,
- Yokluğunda görevlerin aksatılmadan yürütülebilmesi için yerine bakacak görevliye başkan onayı ile vekâlet verilmesini ve görevlerin devamlılığını sağlar,
- Müdürlüğün tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili mer’i mevzuata riayeti sağlar, bunların uygulanmasını sürekli kontrol eder,
- Danışman durumunda görev yapanlarla teması ve onlardan kurumun azami faydalanması için gerekli koordinasyonu temin eder,
- Haberleşmeye büyük önem vererek, alınan kararların uygulayıcılarına doğru bir şekilde ve süratle ulaştırılmasını sağlar,
- Personelinin moralini en yüksek seviyede tutarak, daha azimli çalışmaya, daha başarılı olmaya teşvik eder,
- Başkanlığa ilişkin bilgilerin dışarı sızmaması hususunda azami itinayı ve dikkati gösterir,
- Bu yönetmelikte Müdürlüğün görev alanına ilişkin olarak belirtilen tüm görevlerin, etkin biçimde ve bütünlük içerisinde geciktirilmeden, ilgili mer’i mevzuata uygun icra edilmesini, denetlenmesini ve raporlanmasını sağlar,
- Harcama yetkilisi olarak bütçesindeki ödeneklerinin verimli, tutumlu ve yerinde harcanmasını sağlar,
- Belediye Başkanı'nın günlük, haftalık ve aylık çalışma programını hazırlar, randevu taleplerini değerlendirip programa alır ve telefon görüşmelerini sağlar.
- Belediye Başkanı'nın Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ve Belediye hizmet birimleri ile ilişkisini sağlar. Belediye Başkanı'nın talep ettiği bilgileri toplar, değerlendirir ve arz eder,
- Belediye Başkanı'nın resmi ve özel yazışmalarını yürütür, gerektiğinde dosyalayıp arşivini oluşturur,
- Başkanlığı ziyaret eden yerli ve yabancı misafirler için her türlü karşılama, ağırlama hizmetlerini Başkan adına yerine getirir ve bu konuda gerekli organizasyonları yapar,
- Müdürlüğünün ve bağlı alt birimlerinin çalışmalarını Stratejik Plan ve Performans Programı çerçevesinde koordine etmek,
- Müdürlükte yapılan tüm iş ve işlemlerin mevzuata uygun olarak tam ve zamanında yapılmasını sağlamak,
- Harcama yetkilisi olarak her yıl iş ve işlemlerin amaçlara, malî yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirmek ve iç kontrol güvence beyanını düzenleyerek birim faaliyet raporlarına eklemek,
- Birimle ilgili mevzuatı, yenilikleri, teknik gelişmeleri takip etmek ve ilgili mevzuatın tam ve zamanında uygulanmasını sağlamak, Birim faaliyetlerinin periyodik olarak raporlanmasını sağlamak,
- Üst yönetimce istenen ve mevzuat ile öngörülen kurul ve komisyonlara katılmak ve/veya talep edilen personelin görevlendirilmesini sağlamak,
- Birimini temsilen toplantılara katılmak, birim içinde düzenli ve planlı toplantılar yapılmasını sağlamak,
- Görevlerini yerine getirirken birim içinde ve diğer birimlerle işbirliği ve uyum içinde çalışılmasını sağlamak,
- Yeterli sayı ve nitelikte personel istihdamını, personelin görev dağılımını, personelin hizmet içi eğitimini ve görev niteliklerine uygun olarak yetiştirilmelerini sağlamak, personelinin performansını periyodik olarak değerlendirerek biriminde moral, motivasyon ve performansı artırıcı çalışmalar yapmak,
- İş sağlığı ve güvenliği kurallarına uygun olarak çalışılmasını sağlamak,
- Üst yönetim tarafından verilecek diğer görevleri yerine getirmek,
- Çalışma bürolarının, salon ve koridorların, tesislerin, araç ve gereçlerin korunmasını, temizliğini ve göreve hazır durumda tutulmalarını sağlamak,
- Bağlı personelinin mesai takibini yapmak, disiplin işlemlerini yürütmek,
- Birimiyle ilgili iç hizmet eğitimlerinin belli bir plan ve program dahilinde yapılmasını sağlamak, Birimine ait faaliyet raporunu ve performans bilgilerini hazırlamak,
- İç Kontrol Standartlarına uygun olarak iş süreçlerini hazırlamak ve sürekli güncel tutulmasını sağlamaktır.
Özel Kalem Müdürünün sorumlulukları:
- Görev ve yetkileri çerçevesinde, idari ve mali işlemlerin etkili, süratli, verimli ve doğru yürütülmesinden, Stratejik plan ve performans programındaki müdürlük hedeflerinin gerçekleştirilmesinden sorumludur,
- Müdür, yukarıda belirtilen görevlerin tam ve zamanında yerine getirilmesini sağlama hususunda yetkili olup, Başkan ve Başkan Yardımcılarına karşı sorumludur.
Şef veya büro sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 7
Müdürlükte görevli Şefler veya büro sorumluları, başında bulunduğu büroda yapılan tüm iş ve işlemlerin mevzuata uygun olarak, tam ve zamanında yapılmasından ve yaptırılmasından Müdüre ve üst yönetime karşı sorumludur. Amirleri tarafından verilen diğer görevlerin de ifasını sağlarlar. Memur ve işçi personelin görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 8
- Müdürlükçe yapılan görev bölümü çerçevesinde bağlı bulundukları Müdürün, Şeflerin veya büro sorumlularının verdiği tüm görevleri, iş ve işlemleri, tam ve zamanında yapmakla görevlidirler. Yaptıkları işin günlük beyanı, yazılı olarak raporlaması gibi işleri de yaparlar.
- Tüm personel, çalışma düzenine uygun olarak iş ve işlemlerin etkin ve verimli bir şekilde yapılması ile görev gereği kendisine zimmetlenen taşınırların özenle kullanılması ve muhafazasından sorumludurlar.